En muchos emprendimientos, al menos en una primera etapa, el emprendedor asume la complicada Gerencia de Recursos Humanos, básicamente haciendo todas las tareas, desde seleccionar el personal, dar el alta al trabajador, hacer trámites en AFIP, armar los legajos, capacitarlos, etc. En esta engorrosa tarea uno se pregunta ¿Qué documentación me conviene tener firmada por el trabajador en el legajo? ¿Para qué? ¿Qué documentación es importante tener en caso que exista un juicio laboral contra mi empresa?
Muchos de estos consejos no son obligaciones legales a cumplir, pero si son de vital importancia a la hora de defendernos ante un posible juicio laboral. Como bien es sabido, todas las presunciones ante la duda son a favor del trabajador, con lo cual, la documentación firmada de su puño y letra son una herramienta probatoria que puede ser de gran utilidad en un juicio laboral.
Es necesario aclarar que siempre que en este artículo se mencione “firmado por el trabajador”, debe entenderse que el documento debe estar firmado, aclarada la firma, el DNI y la fecha, todos de su puño y letra.
Se debe procurar tener la mayor cantidad de documentación firmada por el trabajador máxime con la última modificación de la Ley de Contrato de Trabajo donde ante la duda en la prueba la presunción siempre es a favor del trabajador.
Algunos consejos útiles son:
1. Declaración jurada de domicilio: completada y firmada de puño y letra por el trabajador. Es importante que se mantenga actualizado y que el trabajador manifieste cualquier cambio de domicilio. Este documento debe contener la frase “declaro bajo juramento”, caso contrario existen muchos riesgos a la hora de realizar cualquier tipo de notificación. El caso típico ocurre a la hora de pretender despedir al trabajador mediante envío de una Carta Documento y que esta es rechazada por no ser el domicilio el correcto. En estos casos la Declaración Jurada de Domicilio toma gran relevancia.
2. Constancia de alta y baja de AFIP: Esta documentación emitida por la AFIP al dar de alta o de baja a un trabajador, debe estar firmada por este y por la empresa. La empresa conserva la que está firmada por el trabajador y la otra es entregada al dependiente.
3. Certificados exigidos por art. 80 LCT: Se debe realizar entrega de los certificados de trabajo y aportes exigidos, siempre conservando la empresa una copia firmada por el trabajador con la fecha de entrega. O bien se puede confeccionar una nota por duplicado donde conste la entrega o bien la empresa quedarse con copias de todo lo entregado y que estas sean firmadas por el trabajador.
4. Liquidación final: Una vez finalizada la relación se debe abonar liquidación final con recibo y que el trabajador lo firme como cualquier recibo. Cada parte conserva el suyo. Es importante que el recibo diga que corresponde al periodo “Liquidación Final”. Por supuesto en caso de ruptura del vínculo con conflicto esto debe ser consultado con el asesor legal de la empresa.
5. Sanciones, Apercibimientos, entrega de materiales, vacaciones, etc.: Todos deben estar firmados por el trabajador y ser conservados en el legajo.
6. Planilla horaria: Si bien no es una exigencia legal, sería muy bueno que al finalizar la jornada laboral, todos los empleados la firmen. En caso que sea una fichada digital, puede imprimirse mensualmente y que el trabajador las firme y conservarlas en el legajo. Uno de los reclamos típicos en juicios laborales son las horas extras, con lo cuál, la firma de las planillas horarias resulta una herramienta más para combatirlos.
7. Código de Ética: En caso que la empresa posea un código (recomiendo fuertemente que así sea), este deberá estar firmado por el trabajador. Asimismo se recomienda brindar horas de capacitación sobre el Código de Ética y emitir una constancia firmada de asistencia.
8. Manual de Procedimiento/Manual de Tareas: Recomiendo tener este manual con especificación de las tareas de cada puesto. Requisitos ídem pto. 7. Otro de los reclamos comunes en las demandas es la Diferencia por Categoría Laboral, donde se “inventan” tareas que el trabajador no realizaba.
Como regla de oro, ante la duda, siempre que el trabajador firme la documentación, aclare con DNI y ponga la fecha. Cuanto más documentación firmada tengamos mejor.
Siempre mejor que sobre y no que falte.
Dr. Juan Raskovsky
Emprendedor y Abogado especialista en asesoramiento a emprendedores & VC. Desarrollo de nuevos negocios. Especialista en Derecho Ambiental, graduado de la carrera de Especialización en Derecho Ambiental de la Universidad Católica Argentina.
Twitter: @juanraskovsky @RaskovskyAsoc